Process Mining: Prozessanalyse erkennt und beseitigt fehlerhafte Abläufe

Process Mining: Prozessanalyse erkennt und beseitigt fehlerhafte Abläufe

Wieso sollten Unternehmen sich für eine Software für Process Mining entscheiden? Und was hat Process Mining mit den Simpsons zu tun?

In Folge 14 der sechsten Staffel ist Bart in einem Observatorium. Er schaut zufällig durch ein Teleskop und sieht einen Kometen, der direkt auf Springfield zurast. Nachdem der verheerende Einschlag ausbleibt, macht der Barkeeper Moe den Vorschlag, wie man solche Gefahren für den Planeten in Zukunft vermeiden könnte:

„Wir brennen einfach das Observatorium nieder, dann kann so etwas nie wieder passieren!“

Erkennen Sie hier Analogien zu Ihrem Unternehmen? Sicher, zu viele Informationen können einem den Tag verderben. Aber es hilft auch nicht, die Augen vor den Tatsachen zu verschließen. Welche Art von „Teleskop“ brauchen Sie für Ihren Geschäftsbereich, und worauf sollten Sie es richten?

Prozessmanagement: Kernprozesse analysieren und Schwachstellen identifizieren

Sie müssen die Leistung Ihrer relevanten End-to-End-Kernprozesse kennen und wissen, welche Probleme auftreten:

  • Order to Cash (von der Bestellung bis zum Zahlungseingang, Procure to Pay (vom Wareneinkauf bis zur Zahlungsanweisung), Kundenservice (allgemein)
  • Kredite/Darlehen/Hypotheken (Bankwesen)
  • Schadenbearbeitung (Versicherung)
  • Bereitstellung, Abrechnung (Versorger, Telekommunikationsanbieter)
  • Rücksendungen/Beschwerdemanagement (Fertigung)
  • Versand und Transport (Fertigung)

An vielen dieser Prozesse sind Ihre Kunden direkt beteiligt – bestimmte Prozessschritte sind die Berührungspunkte mit den Kunden. Das bedeutet: Lange Reaktionszeiten oder schlechte Qualität können sich unmittelbar auf die Kundenzufriedenheit auswirken.

Es ist notwendig, Bedrohungen (Kometen) zu identifizieren, die entweder für einen konkreten Einzelfall bestehen oder sogar struktureller Natur sind. Mit anderen Worten: Es reicht nicht aus, Durchschnittswerte der relevanten KPIs zu berechnen. Sie müssen jede einzelne Prozessausführung überwachen, um bei Problemen direkt eingreifen zu können. Die Einwohner von Springfield können ein Lied davon singen, wie wenig hilfreich es ist, dass Kometen in 99,99 Prozent der Fälle die Erde verfehlen, wenn sie zu den anderen 0,01 Prozent gehören.

Prozess Mining: Strukturelle Probleme erkennen und Optimierungen ermöglichen

Sie müssen feststellen, ob es strukturelle Probleme gibt, die immer wieder Schwierigkeiten verursachen. Diese sind zum Beispiel:

  • Unklare Zuständigkeiten im Kundenservice-Center
    Diese haben Ping-Pong-Effekte und lange Ticket-Bearbeitungszeiten zur Folge
  • Häufige Auftragsänderungen und komplexe Genehmigungsregel
    Speziell im Einkauf resultieren daraus zeitraubende Prozess-Schleifen und lange Vorlaufzeiten
  • Unzureichende Koordination von Geschäftsprozessen
    Bei der Bearbeitung von Anträgen für Lebens- und Krankenversicherungen kann unzureichende Abstimmung mit dem medizinischen Dienst zu wiederholten Nachfragen beim Antragssteller und langen Antwortzeiten führen. Im schlimmsten Fall verlieren Sie Kunden an einen Wettbewerber.

ARIS Process Mining ist branchenübergreifend die Lösung für diese Herausforderungen: Es erlaubt die Analyse aller End-to-End-Prozesse und hilft Ihnen, Probleme zu erkennen und sofort zu beseitigen.

Zünden Sie nicht das Observatorium an. Lassen Sie lieber Ihre Fachbereichsleiter in Ihr Process-Mining-Observatorium.

Jetzt mehr über ARIS Process Mining erfahren und kostenlos testen!

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Das A und O: Ruhe bewahren, auch in Sachen Business Continuity

Das A und O: Ruhe bewahren, auch in Sachen Business Continuity

Ob in der Gesellschaft, im Geschäftsleben oder im privaten Umfeld – bei Veränderungen sind schnelle Reaktionen gefragt. Denn nur so lassen sich Auswirkungen und Risiken in Grenzen halten.

In der Geschäftswelt haben Sie bestimmt schon längst damit begonnen, die nötigen Vorkehrungen zu treffen, damit Ihr Unternehmen möglichst normal weiterlaufen kann – auch wenn „Business as usual“ derzeit undenkbar ist. Mit unseren zehn Business-Continuity-Tipps möchten wir Sie in dieser fordernden Zeit unterstützen.

 

1. Reagieren Sie schnell, und reagieren Sie richtig

Nehmen Sie sich Zeit, um die Lage zu erfassen und Risiken zu bewerten. Legen Sie Prioritäten fest. Und dann: Handeln Sie!

 

2. Behalten Sie den Überblick

Sprechen Sie zur rechten Zeit mit den richtigen Personen. Wenn ein Notfall eintritt, brauchen diese einen gut strukturierten Plan sowie Anweisungen aus der Führungsebene.

 

3. Machen Sie einen Plan – oder besser zwei

Bereiten Sie Maßnahmen vor, stellen Sie eine Taskforce auf, planen Sie die Kommunikation. Und erstellen Sie für alle Fälle gleich noch einen Back-up-Plan.

 

4. Kommunizieren Sie so viel wie möglich

Beziehen Sie die Führungsebene ein, halten Sie Ihre Teams auf dem Laufenden, informieren Sie Ihre Kunden. Benennen Sie eine Sprecherin oder einen Sprecher. Hören Sie aufmerksam zu. Hinweise und Ratschläge können von überall kommen.

 

5. Bauen Sie das passende Team auf

Der Erfolg einer Taskforce hängt von ihren Mitgliedern ab. Sie brauchen Menschen, die anpacken – mit starker Führungspersönlichkeit und Innovationskraft.

 

6. Begrenzen Sie die Auswirkungen für Ihre Kunden

Kümmern Sie sich gut um Ihre Kunden. So sichern Sie sich deren Vertrauen, jetzt und in Zukunft.

 

7. Bilden Sie Ihre Teams aus

Sorgen Sie dafür, dass alle auf dem gleichen Stand sind. Vermitteln Sie Ihren Mitarbeitern die neuen Arbeitsmethoden – unabhängig von deren Position und Einsatzort.

 

8. Treffen und dokumentieren Sie sichere Entscheidungen

Wenn die jetzige Situation überstanden ist, werden Gesetze und Vorschriften nach wie vor gültig sein. Ebenso werden Verstöße ihre Folgen haben. Halten Sie bei der Dokumentation Ihrer Entscheidungen die Richtlinien und Verfahren ein.

 

9. Planen Sie für die Zeit danach

Gutes Krisenmanagement ist auf künftige Stärken ausgerichtet. Machen Sie sich startklar. Legen Sie eine Strategie für die Zeit nach der Krise fest. Und pflegen Sie die Kommunikation weiter.

 

10. Bereiten Sie sich auf die nächste Krise vor

Lernen Sie aus Ihren Erfahrungen. Passen Sie die Geschäftsabläufe an, um in Zukunft noch besser gewappnet zu sein.

 

Ihnen ist vielleicht aufgefallen, dass unsere Tipps alle mit Prozessen zu tun haben: Änderung von Prozessen, Kommunikationsprozesse, Ausrichtung von Prozessen auf Unbekanntes. Es gilt, ihre Prozesse zu analysieren, entsprechend zu agieren, die Prozesse anzupassen und Resilienz aufzubauen: Analyze, Act, Adapt, Achieve. Weitere Informationen zu den „4 As“ finden Sie in dieser Infografik. Teilen Sie die 4As gerne mit Ihren Peers!

 

Seien Sie effektiv. Seien Sie proaktiv. Seien Sie flexibel. Und, ganz wichtig: Bewahren Sie die Ruhe, und halten Sie an Ihren Business-Continuity-Plänen fest.

 

Hier erfahren Sie, wie ARIS Ihnen hilft, Ihr Unternehmen in der Spur zu halten.  Zur kostenlosen Version von ARIS geht es hier.

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Wie heilen Sie die Bruchstellen in Ihrem Unternehmen?

Wie heilen Sie die Bruchstellen in Ihrem Unternehmen?

Ich hoffe, Sie sind gesund und es geht Ihnen gut – soweit dies möglich ist in diesen turbulenten Zeiten.  Ja, die aktuelle Situation ist alles andere als einfach. Wir alle – auch ich – müssen uns an die veränderten Umstände anpassen. Das Arbeiten von Zuhause zum Beispiel.

Viele Unternehmen meistern die Anpassung an die neue Situation im Moment sehr gut. Das ist ein beruhigendes Zeichen in unruhigen Zeiten. Ich sehe allerdings auch, dass einige unserer Kunden, Partner und Lieferanten (und viele andere Unternehmen) mit diesen Veränderungen zu kämpfen haben. Lieferketten aufrechtzuerhalten, ist eine Herausforderung; Unternehmen kämpfen um neue Aufträge; neue Kundenanforderungen entstehen.

Ein Grund, warum die Software AG sich schnell an die neue Situation anpassen konnte, sind unsere großartigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Einen anderen Grund sehe ich darin, dass wir als Unternehmen selbst ARIS einsetzen, als unsere Software für Geschäftsprozessmanagement. ARIS hat uns geholfen, die Auswirkungen der aktuellen Situation auf unser Geschäft zu analysieren, Risiken einzuschätzen und zu priorisieren. ARIS hat uns auch geholfen, neue Prozesse zu etablieren – in nur einem Tag – und die Veränderungen direkt an das gesamte Unternehmen zu kommunizieren.

Das ist der Grund, warum wir uns dazu entschlossen haben, ARIS jedem, der es jetzt braucht, frei zur Verfügung zu stellen. Wir spenden unsere führende Software. Egal, ob Sie ein kleines oder großes Unternehmen sind, egal, wo auf der Welt Sie sind: Sie erhalten ARIS kostenlos, hier und jetzt.

Und das ist unser Angebot: Sie bekommen ARIS umsonst. Sie müssen nichts kaufen. Sie können JETZT loslegen. Wir haben ein Lösungspaket geschnürt – mit Best Practices, Standard-Reports, einfachen Modellierungs- und Kommunikationstools.

Dieses Paket steht jetzt für Sie bereit. Ihre Teams brauchen kein Training. Alles unkompliziert und schnell, denn das Paket liegt in der Cloud. Unser ARIS-Partnernetzwerk und unser eigenes Professional Services-Team stehen bereit, Sie mit speziellen Services “remote” zu unterstützen.

Als Software AG möchten wir Ihnen helfen, die Bruchstellen in Ihrem Unternehmen zu heilen, in dieser alles anderen als einfachen Zeit.  Wir möchten Ihnen helfen. Deshalb bieten wir Ihnen für eine Zeit von sechs Monaten freien Zugriff auf ARIS.  Wir möchten Sie dabei unterstützen, Ihr Unternehmen erfolgreich durch diese Krise zu steuern, damit Sie schneller wieder aus der Krise herauskommen.

Gehen Sie auf unsere Website. Dort finden Sie alles, was Sie brauchen, um JETZT loszulegen.  Vom direkten Zugriff auf ARIS über einen Gutschein-Code, Tipps und Tricks, Remote Services in unserem ARIS HUB bis zu Erklärvideos, um Ihr Projekt sofort zu starten.

Passen Sie gut auf sich auf.

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Operational Excellence und Business Continuity Management sind in Krisenzeiten wichtiger denn je

Operational Excellence und Business Continuity Management sind in Krisenzeiten wichtiger denn je

Die Unterbrechung von Prozessen in der Beschaffungs- und Distributionslogistik erfordert Operational Excellence und Business Continuity Management

Unser Gesundheitssystem steht vor riesigen Herausforderungen. Dazu kommt noch eine weitere Gefahr: Die Unterbrechung der Prozesse in der Beschaffungs- und Distributionslogistik. Viele Grenzen sind im Moment nur bedingt passierbar. Speditionen müssen ihre Kapazitäten drastisch reduzieren. Logistikunternehmen informieren ihre Kunden, dass für bestimmte Regionen die normalen Transitzeiten ausgesetzt sind und Termine und Transitzeiten nicht mehr garantiert werden können. Die Automobilindustrie fährt ihre Produktion herunter.

Auch interkontinentale Lieferketten drohen abzureißen. So sind die Zugverbindungen von Zentralchina nach Deutschland bereits mehrfach zusammengebrochen, oder die Züge sind ohne Güter angekommen (von der chinesischen Provinz Shaanxi werden beispielsweise Kindersitze sowie Auto- und Maschinenteile nach Europa transportiert und von Mannheim aus weiterverteilt). Insbesondere die Logistik in der chemischen Industrie, dem Fahrzeugbau sowie der Textil- und Elektronikbranche ist gefährdet, denn hier erstrecken sich die Wertschöpfungsketten über viele Partnerunternehmen. Bei Produkten, die aus vielen Teilen montiert werden (z. B. Smartphones), führt schon das Fehlen einiger weniger Teile zum Stillstand der Produktion.

Zusammenfassend lässt sich sagen, wenn sich Unternehmen im Ausnahmezustand befinden, sind drei sensible Bereiche besonders betroffen:

  • Gesundheit und Verfügbarkeit der Mitarbeiter
  • Rückgang der Nachfrage
  • Unterbrechung von Logistikketten in der Beschaffung und Distribution

Unternehmen ergreifen derzeit betriebliche Maßnahmen, um ihre wichtigsten Abläufe und Prozesse aufrechtzuerhalten und verschiedene Szenarien zu bewältigen. Wichtige betriebliche Maßnahmen zur Aufrechterhaltung der Kernprozesse sind insbesondere:

  • Umplanung der Routen in der Beschaffungs- und Distributionslogistik
  • Prozessanpassungen, um die Belieferung von Lagern, Zweigstellen und Fabriken sicherzustellen
  • Enger Austausch mit Lieferanten oder Suche nach alternativen Lieferanten
  • Anpassung der Kapazitätsplanung an Kurzarbeit

All dies zeigt, dass Operational Excellence vor allem dann notwendig ist, wenn Unternehmen vor Herausforderungen stehen, die nicht alltäglich sind: Sie müssen ihre Beschaffungs- und Distributionsprozesse so effizient steuern, dass sie auf plötzlich eintretende Ereignisse schnell reagieren können. Unternehmen, die in den letzten Jahren in die Dokumentation, Analyse und Überwachung ihrer Geschäftsprozesse investiert haben, sind nun klar im Vorteil! Sie können jetzt mit ihren Werkzeugen schnell relevante Maßnahmen identifizieren und koordinieren.

Was ist ein Business Continuity Management System (BCMS) und wofür wird es eingesetzt?

Es geht darum, den Schaden zu minimieren und optimale Vorkehrungen für den Fall schwerwiegender Unterbrechungen zu treffen. Sehen wir uns das im Detail an:

  • Ein BCMS beinhaltet Pläne für die schnellstmögliche Wiederaufnahme des regulären Betriebs nach einer Unterbrechung.
  • Zwingende Voraussetzung für die Erstellung von Notfallplänen ist ein Verständnis der Kernprozesse und der daraus resultierenden Produkte und Dienstleistungen (mit allen Aspekten wie Zuständigkeiten, IT, Partner usw.).
  • ISO 22301 ist der international anerkannte Standard für BCMS. Sie schreibt vor, dass ein solches System auf der obersten Managementebene angesiedelt sein und regelmäßig überprüft werden muss.
  • Unter der Überschrift „Understanding the organization“ wird die Rolle der Business-Impact- und Risikoanalyse hervorgehoben. Eine wichtige Rolle spielt außerdem die Prozessüberwachung, da nach der Implementierung eines BCMS Maßnahmen zur periodischen Überwachung und Bewertung durchgeführt werden müssen.
  • Die Überwachung von Beschaffungs- und Distributionsprozessen ist ein Anwendungsszenario für Prozess-Mining-Systeme. Mit solchen Systemen lassen sich Verzögerungen in Prozessen und deren Ursachen erkennen, um Gegenmaßnahmen festlegen zu können.

Darüber hinaus räumen Unternehmen dem Schutz ihrer Mitarbeiter und Kunden durch spezielle Richtlinien zur Reise- und Infektionsprävention hohe Priorität ein. Auch hier bewährt sich der umfassende Ansatz eines Enterprise-Management-Systems (EMS) auf der Grundlange von ARIS: Über eine sogenannte „Gelesen- und Verstanden“-Funktion werden die Richtlinien schnell verteilt, und es wird überprüft, ob sie von jedem einzelnen Mitarbeiter empfangen und verstanden wurden.

 

Hier erfahren Sie mehr über Enterprise-Management-Systeme.

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Software AG reicht Unternehmen eine helfende Hand

Software AG reicht Unternehmen eine helfende Hand

„Business as unusual.“ Damit muss derzeit weltweit jedes Unternehmen irgendwie umgehen. In einer Zeit der Isolation macht sich Verunsicherung in der gesamten Gesellschaft breit. Wir alle sind zwar Individuen, aber in diesem Augenblick haben wir eine gemeinsame Geschichte.

In dieser Zeit der Verunsicherung können wir alle die Gemeinschaft und Unternehmen unterstützen. Wir, als Führungskräfte aus der Wirtschaft, wollen jetzt unser Bestes geben und mithelfen, die Herausforderungen zu überwinden, denen wir angesichts der COVID-19-Krise gegenüberstehen.

Die Software AG mag nicht über Produktionsanlagen oder medizinische Forschungslabore verfügen. Dennoch können wir etwas tun, um die Belastungen abzumildern, denen die Business Continuity in dieser unberechenbaren Situation ausgesetzt ist. Wir haben die Software-Tools, die Unternehmen helfen, ihre derzeit größte Herausforderung anzugehen: Überleben.

Überleben hängt ab von der Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiter, der Wiederherstellung unterbrochener Lieferketten, und Überleben hängt insbesondere ab von den Services, die wir Menschen bereitstellen, die jetzt ihr Zuhause nicht verlassen können. An diesen Bruchstellen der globalen Wirtschaft gilt „Business as usual“ nicht mehr. Jede Branche und jedes Unternehmen ist auf die eine oder andere Weise betroffen. Hier wollen wir helfen, und zwar mit einer Reihe schneller Maßnahmen.

 

  1. ARIS A4 ist eine Risikoanalyse- und Planungs-Software. Sie hilft Unternehmen, unüberschaubare Situationen besser zu bewältigen und Geschäftsprozesse agiler zu gestalten. Mit ARIS A4 untersuchen Sie den aktuellen Zustand Ihres Unternehmens auf Risiken, definieren Gegenmaßnahmen und eine Strategie für die Wiederaufnahme des Normalbetriebs
  2. Remote Monitoring mit Cumulocity IoT und Autosen, einer IoT-Lösung, die den Einsatz von Sensoren zum Schutz Ihrer Mitarbeiter unterstützt und außerdem hilft, wichtige Services aufrechtzuerhalten. Die Lösung bietet ein sofort einsetzbares Self-Service-Paket, mit dem Sie Besuche vor Ort minimieren, einen Fern-Service-Betrieb gewährleisten und so Mitarbeiter und Kunden schützen können.

 

Mit diesen Angeboten wollen wir Ihrem Unternehmen helfen, falls es die Umstände erfordern, Unterbrechungen zu umgehen, sei es durch elektronische Signaturen, die Einführung neuer, an Heimarbeit angepasste Unternehmensstrukturen und Geschäftsprozesse oder durch die Wiederherstellung unterbrochener Verbindungen in einer neuen Lieferkette. Darüber hinaus sind wir dank unserer Erfahrung mit der Transformation im Einzelhandel in der Lage, während der Isolation Ihre Kundenbeziehungen zu verbessern.

Wir hoffen, dass aus all diesen – und vielen weiteren – Lösungen langfristige Beziehungen entstehen und wir gleichzeitig eine helfende Hand reichen können. Jeder Beitrag, ob groß oder klein, zählt: Von der Arbeit an vorderster Front in unseren Krankenhäusern bis zur Versorgung von Lebensmittel-Märkten. Von der Umstellung von Produktionsanlagen auf die Herstellung medizinischer Ausrüstung bis zur Unterstützung von Unternehmen in einem vollkommen veränderten Umfeld.

Oder wir zeigen unsere Solidarität, indem wir vom Balkon singen. Wenn wir zusammenstehen, werden wir es schaffen, zum „Business as usual“ zurückzukehren.

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